NOS FONCTIONNALITÉS
Documents et contrats
Gérez les documents de vos clients de manière sécurisée et centralisée, en créant un dossier client facile à utiliser et entièrement consolidé.
SIMPLIFIEZ LA GESTION DE VOS DOCUMENTS
Nos solutions intègrent des fonctionnalités complètes de gestion documentaire à toutes les étapes du cycle de vie d’un client.
AVANTAGES
Grâce à un dossier client unique et consolidé, les collaborateurs ont toujours à portée de main les documents dont ils ont besoin pour répondre aux questions et aux demandes des clients. Grâce à notre technologie d’engagement numérique, les cabinets peuvent partager ce dossier avec leurs clients et collaborer avec eux. Les clients peuvent télécharger de nouveaux documents et les collaborateurs peuvent partager des évaluations, des relevés et bien plus encore, le tout en toute sécurité.
La collecte, la génération et la signature de documents numérisés sont intégrées de manière transparente dans des processus plus larges tels que l’intégration, les révisions, les changements de situation, etc., ce qui rend ces processus importants et souvent chronophages encore plus efficaces. La numérisation des frais généraux liés aux documents peut réduire considérablement, voire éliminer complètement, les coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage physique.
Validez automatiquement les documents, déterminez exactement quels documents sont requis dans un scénario donné et qui doit signer un document donné, réduisant ainsi considérablement les risques en intégrant les exigences réglementaires, les politiques et les procédures relatives aux documents directement dans des processus centralisés et hautement automatisés. Grâce à un remplissage automatisé des documents distribués à l’extérieur et à une couche d’intégration qui permet de regrouper les documents provenant d’autres systèmes en un seul endroit, nos solutions contribuent à réduire le risque de sanctions réglementaires ou de litiges juridiques tout en prenant en charge des modèles opérationnels qui permettent à l’entreprise d’évoluer sans difficulté.
FONCTIONNALITÉS CLÉS
Classification intelligente des documents
Nos solutions documentaires permettent de déterminer précisément les documents requis dans un scénario donné, ce qui nous permet de classer et de « baliser » automatiquement les documents reçus ou distribués. Vous pouvez ainsi trouver facilement le document que vous recherchez, que ce soit dans le dossier d’un client particulier ou dans une recherche plus large. Associées à un large éventail d’options de filtrage, nos solutions vous permettent de répondre plus rapidement que jamais aux demandes de documents émanant de clients, de services internes ou d’organismes réglementaires.
Intégration du stockage de documents
Nous pouvons soit fournir un système de stockage de documents entièrement conforme, soit l’intégrer de manière transparente à votre système de stockage de documents existant. Nos solutions ajoutent et récupèrent de manière transparente de nouveaux documents dans la solution de stockage de documents sous-jacente, que ce soit dans le cadre de workflows gérés tels que l’intégration ou les révisions, ou simplement lors de la consultation de documents via une vue à 360 degrés du client.
Collecte de documents à distance
Les clients peuvent télécharger en toute sécurité les pièces d’identité, les justificatifs de revenus, les documents juridiques et autres documents nécessaires via des solutions numériques en libre-service, ce qui réduit les frictions liées aux processus tels que l’intégration, l’ouverture de nouveaux comptes et les changements de situation.
Pour en savoir plus sur nos capacités en matière de libre-service numérique, cliquez ici.
Contrôle des versions et gestion des dates d'expiration
Non seulement les documents sont classés et indexés pour faciliter leur accès, mais ils font également l’objet d’un contrôle de version, afin que chacun utilise la version la plus récente et conforme à la législation.
Les propriétaires des documents reçoivent des alertes et des notifications automatiques en cas d’expiration, de renouvellement ou d’autres étapes importantes, afin de garantir que les documents sont toujours à jour et actualisés.
Signatures électroniques et contrats numériques
Nos solutions de signature électronique éliminent le besoin de signatures physiques et tous les inconvénients et coûts associés à l’impression et à l’affranchissement, ce qui accélère considérablement l’efficacité des processus tels que l’intégration et les révisions, tout en améliorant l’expérience client.
De plus, comme nos solutions de signature électronique sont parfaitement intégrées à nos moteurs d’orchestration des processus, de conformité et de règles métier, nous pouvons réduire les risques et renforcer la cohérence en automatisant des décisions complexes, telles que la détermination des parties liées à un dossier client donné qui sont légalement autorisées à signer un type de document donné.
Espace de stockage sécurisé pour les documents des clients
Nous offrons à nos clients la possibilité d’accéder à leurs documents et contrats via un portail en ligne sécurisé où ils peuvent récupérer à leur convenance tous les documents fournis, tels que les pièces d’identité ou les justificatifs de domicile, ainsi que les documents générés par l’entrepriset et distribués au client, tels que les accords contractuels, les notes contractuelles, les rapports d’évaluation périodiques, les dossiers fiscaux, etc.
Listes de contrôle dynamiques pour les documents
Notre liste de contrôle dynamique des documents fournit une approche basée sur des règles pour la capture, la distribution et la signature des documents dans le cadre de processus contrôlés plus larges. Cette approche garantit que les exigences réglementaires et les politiques de bonnes pratiques sont appliquées de manière cohérente à l’ensemble des processus liés au cycle de vie des clients, de l’intégration à la révision, en passant par les changements de situation, le traitement des réclamations, etc. La sophistication de la solution permet de couvrir même les scénarios les plus complexes, avec la prise en charge d’une gamme complète de types de clients et de documents.
Pré-remplissage des documents
Nos solutions permettent de préremplir automatiquement une gamme complète de modèles de documents multilingues, ce qui améliore l’efficacité tout en éliminant le risque d’erreurs de saisie manuelle.
Piste d'audit et rapports de conformité
Afin de démontrer la conformité aux exigences réglementaires et d’assurer une transparence totale lors d’un audit, nos solutions conservent une piste d’audit complète de toutes les activités liées aux documents, y compris la fourniture, la génération, le remplissage, la distribution et la signature électronique des documents.
Sécurité et confidentialité des données
Nos solutions utilisent un chiffrement de pointe pour protéger les documents au repos et en transit. Cette fonctionnalité de chiffrement, associée à une authentification à deux facteurs et au principe du moindre privilège, offre une sécurité totale des documents et garantit que l’accès est limité aux seules personnes autorisées.
Cliquez ici pour découvrir comment gérer facilement les données de vos clients tout au long de leur cycle de vie.
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